Horas extra en Puerto Rico: cómo se calculan bajo la Ley 379

En Estados Unidos, la hora extra sale cuando el empleado pasa de 40 horas en la semana. En Puerto Rico eso también aplica, pero hay una segunda vía que muchos sistemas no conocen: la hora extra también sale por día.

Si calculas la nómina con un sistema hecho para Estados Unidos, o con una hoja de Excel que solo mira la semana, es probable que estés pagando de menos sin darte cuenta.

Las dos formas de generar hora extra

La Ley 379 dice que son horas extra:

1. Las que pasan de 8 horas en cualquier día calendario.
2. Las que pasan de 40 horas en cualquier semana de trabajo.

Las dos aplican al mismo tiempo. Un empleado puede trabajar menos de 40 horas en la semana y aun así tener horas extra por un día largo.

La ley también cuenta como horas extra las que se trabajan en el día de descanso semanal y las que pasan del máximo diario de un convenio colectivo, entre otras.

Cuánto se paga la hora extra

Por lo menos tiempo y medio del salario por hora regular.

Si el empleado gana $10 la hora, cada hora extra se paga a $15 como mínimo.

Los empleados contratados antes de la Reforma Laboral de 2017 que tenían derecho a un beneficio mayor lo conservan. Según las Guías del Departamento del Trabajo, el doble tiempo que se pagaba antes aplica a quienes trabajaban en industrias que no estaban cubiertas por la ley federal de salarios (FLSA). Si tienes empleados antiguos, verifica cuál es su caso con tu contable.

Ejemplo 1: el día largo

Pedro trabaja de lunes a jueves. El lunes se queda 10 horas porque faltó alguien. Martes, miércoles y jueves trabaja 8 horas.

• Total de la semana: 34 horas.
• No pasa de 40, así que no hay hora extra semanal.
• Pero el lunes pasó de 8 horas en el día: 2 horas extra.

Un sistema que solo mira la semana le pagaría esas 2 horas como regulares.

Ejemplo 2: la semana larga

Ana trabaja 6 días de 8 horas.

• Ningún día pasa de 8 horas, así que no hay hora extra diaria.
• Pero la semana suma 48 horas: 8 horas extra.

Qué es el "día" y qué es la "semana"

El día es el día calendario. El patrono puede usar otro ciclo de 24 horas, pero tiene que notificarlo por escrito al empleado por lo menos 5 días antes de empezar, y tienen que quedar por lo menos 8 horas entre un turno y el siguiente.

La semana es un período de 168 horas consecutivas. Lo práctico es definir por escrito cuándo empieza la semana de trabajo de tu negocio y usar siempre la misma.

El período de tomar alimentos: la multa que nadie ve venir

Este es el error más común en restaurantes y comercios.

Lo que dice la Ley 379:

• Si el empleado trabaja más de 5 horas consecutivas, le toca un período para comer.
• Ese período tiene que empezar después de terminada la segunda hora y antes de comenzada la sexta.
• Si el día completo no pasa de 6 horas, el período de comer se puede obviar.
• Se puede reducir a no menos de 30 minutos, si hay un acuerdo escrito entre el patrono y el empleado. Para croupiers, enfermeras y guardias de seguridad, se puede bajar hasta 20 minutos, también por escrito.
• Ese acuerdo no se puede retirar sin el consentimiento de la otra parte hasta que pase un año.
• Si el día pasa de 10 horas, le toca un segundo período de comer. Se puede obviar si el día no pasa de 12 horas y el empleado tomó el primero.

La penalidad: si el empleado trabaja durante su período de comer, ese tiempo se paga a tiempo y medio.

Ejemplo: Luis entra a las 7:00 a.m. Su sexta hora empieza a las 12:00 p.m., así que tenía que salir a comer antes de esa hora. Si no sale hasta la 1:30 p.m., le toca la penalidad aunque en la semana no llegue a 40 horas.

El itinerario alterno: 10 horas sin hora extra

La ley permite un acuerdo para que el empleado trabaje días de hasta 10 horas sin que la hora 9 y la 10 cuenten como extra. Las condiciones:

• Tiene que haber un acuerdo escrito entre el patrono y el empleado.
• La semana no puede pasar de 40 horas.
• Ningún día puede pasar de 10 horas. Lo que pase de 10 se paga a tiempo y medio.

Sin ese acuerdo por escrito, un día de 10 horas son 2 horas extra.

Los errores que más cuestan

• Mirar solo la semana. Te come la hora extra diaria.
• Restar el break de comer aunque no se tomó. Si el empleado no salió a comer, ese tiempo no se resta: se paga, y a veces a tiempo y medio.
• Tener el itinerario alterno de palabra. Sin el papel firmado, la hora 9 es extra.
• Tener el acuerdo de 30 minutos de comer de palabra. Sin la estipulación escrita, no hay reducción.

Lo que esto significa para tu negocio

Calcular hora extra diaria y semanal a mano, empleado por empleado, mientras chequeas a qué hora salió cada uno a comer, es exactamente el tipo de cuenta que se hace mal un jueves a las tres de la tarde.

Ponchealo toma los ponches de cada empleado y saca las horas extra diarias (después de 8) y semanales (después de 40) con las reglas de la Ley 379, sin que tengas que sumar nada.

Mira los planes de Ponchealo y pruébalo gratis. Si todavía usas una máquina de ponchar, lee también cómo escoger un ponchador de horas.

Fuentes

• Ley Núm. 379 de 15 de mayo de 1948, según enmendada, compilación de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (revisión del 15 de abril de 2024), Arts. 3 a 6 y 11 (29 L.P.R.A. §§ 272 a 274 y 283).
• Departamento del Trabajo y Recursos Humanos, Guías para la Interpretación de la Legislación Laboral de Puerto Rico.

Nota: Esto es información general, no asesoría legal ni contributiva. Hay empleados exentos, convenios colectivos y otras reglas especiales. Para tu caso específico, consulta con tu contable o asesor laboral.